書類や資料は放っておくとあっという間にたまってしまうものですよね(>_<)
忙しいと後回しにしがちですが、そうすると、作業がどんどん面倒になっていきます。
ということで仕事がスイスイ進む書類整理 分け方のコツを７つご紹介します。
これであなたも書類整理に悩まされなくなりますよ！
書類整理 分け方 のコツ！【仕事がはかどる！】
書類はその場で目を通すようにする
書類や資料は放っておくとあっという間にたまってしまうものですよね。
そうならないように、すぐにその場で目を通すようにしたほうがいいです。
忙しいと後回しにしがちですが、そうすると、作業がどんどん面倒になっていきます。
書類はためずにその日に読んでしまうのがベストです！
ただし、目を通すだけでなく、
必ずその場で、
後で検索しやすいように何らかの処理をすることです！
手早く資料に目を通しても、
そのままデスクや引き出しに戻してしまっては、
あとでうっかり同じ資料を読んでしまうかもしれません。
書類は「手にしたらすぐに読み、その場で処理をする」が基本です。
配布された資料にはすぐに日付を記入する
保管すべき書類や資料の「処理」では、
まず配布された日付や自分が読んだ日付を記入しておくとベンリです。
このことで、時系列にそって、
書類を手早く分解することができます。
内容をよく読んでから分類していくのは骨が折れるますが、
時系列にそって分類するのは簡単ですね。
作業は書類と封筒の右上に日付を書いて、
その日手にした資料を封筒に放り込んでいくだけでいいのです。
これなら機会的に書類を分類できるので、
余計な時間を取られることもないです！
さらにこれらの封筒を、
日付順に大きなボックスに入れておけばいいです。
これで、いつ頃手にしたのかを思い出せば、書類を探し回らなくてすみますね。
バインダーを使わない整理のテクニック！
放っておくとすぐに散らばってしまう書類を、
簡単かつ美しく整理する方法があります。
それは、書類をテーマごとに分類し、
スティックのりで書類の右上をのり付けするという方法です。
単純な方法ですが、まめにやっておけば、
散らばりがちな資料が、自然にキレイにまとまっていきます。
ポイントは、すべての紙をA4サイズに統一することです！
アイデアのメモや、新聞、雑誌の切り抜きなど、
大きさをそろえて貼り付けます。
そして、プロジェクトごとに台紙と表紙を変えると、
製本したような資料集が簡単に出来上がります。
大量の紙をそろえるコツ！
A4サイズに統一された紙でも、髪質が違うと、
一度に何十枚もそろえることは難しいものです。
そんな時は、バラバラの紙を適当にまとめてから、
紙が横向きになるよう、
まずは両手でふんわりと紙を持ちます。
そして、トントンと机について、
少しずつ紙をそろえていきます。
紙を優しく持ち、
間に空気を含ませるように、
紙全体をたるませながらそろえていくのがコツです。
こうすると、紙が少しずつ下に落ちていくので、
簡単に大量の紙をそろえるこでができます。
情報の鮮度を記入する！
資料や書類がまとまったら、さらに、そこに
「情報の鮮度」を記入しておく方法もあります。
たとえば、
今使ってる書類は「A」
最近使い終わったのは「B」
ここ１か月使っていないものは「C」
まったく使っていないものは「D」
と記入します。こうしておけば、
古い資料を処分するときは、
「C」と「D」だけをチェックすればいいです。
資料を４種類に分類するのが面倒なら、
「使用中のもの」 「使用していないもの」
の２種類でOKです。
こうした目安があれば、
書類整理の時間はグッと短縮できるというものです。
月に１度は「情報の棚卸し」をしましょう！
資料や書類は、その場で処理するのが一番分かっていたとしても、
なかなかできないという人は多いはずです。
その場合は、月に１度でいいから、
「情報の棚卸し」の日を作るといいでしょう。
「比較的時間に余裕のある第二水曜日」
「仕事がスッキリ片付く月末」など、
自分なりに都合の良い日を１日だけ決めて、
その日の30分なり1時間なりを、必ず整理の日にあてる。
そして、不要な資料があれば、
その日に思い切って捨ててしまいましょう！
月に1度の整理でも、それが習慣化すれば、
古い資料に埋もれて肝心の資料がでてこない、
ということもなくなるはずです！
増え続ける書類をサッパリ捨てる方法！
「いつか使うかもしれない」と思って、
資料や書類を捨てられない人は、
「1年以上使わなかったら原則として捨てる」
というルールを設けてみてはどうでしょう。
ちょっと考えてみて下さい。
忙しい毎日の中で、大昔に資料を出してきて、
役に立ったということがどれだけあったでしょうか。
実際のところ、
1年以上手を付けなかった資料というには、
処分してしまっても、ほとんどの場合困らないはずです。
ただし、言うまでもなく、
契約書や税務関係の資料は大切に保管しておかなければなりません。
書類整理 分け方 のコツ まとめ
- 書類はその場で目を通すようにする
- 配布された資料にはすぐに日付を記入する
- バインダーを使わない整理のテクニック
- 大量の紙をそろえるコツ
- 情報の鮮度を記入する
- 月に１度は「情報の棚卸し」
- 増え続ける書類をサッパリ捨てる方法
いかがでしょうか。
この記事では僕が今までビジネスで経験してきたことやセミナーなどで学んできたことをお伝えすることにより、あなたの抱えている悩みの解決に少しでも参考にしてもらえればと思い発信しています。
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