なんとか説明しても、納得してもらえていないようだし…
相手を納得させる説明や説得するコツがあれば知りたい…。
このような悩みにお答えします！
この記事(takegolog)では僕が今までビジネスで経験してきたことや
セミナーなどで学んできたことをお伝えすることにより、
あなたの抱えている悩みの解決に
少しでも参考にしてもらえればと思い発信しています。
仕事で相手を納得させる説明・説得のコツ
時間軸にそって説明する
話を組み立てるときは、出来事を
「過去」「現在」「未来」
の順に組み立てるのが基本です。
たとえば、新製品の販売状況について今後の展開を話すときは、
過去にさかのぼって、時間軸にそって話を進めると、
分かりやすく説得力のある説明になります。
具体的には
「今はこれだけ売れていますが、一方昨年のデータは・・・」と説明するよりも、
「昨年の売り上げはこうで、今はこれだけの売り上げがあるので
今の調子でいくと、来年にはこの程度の売り上げが見込めます」と説明していきます。
論理的に聞こえる説明のやり方
あなたが、たとえば、何かを説明するときに、
あれこれ理由を先にのべて結論が後回しにしていると、
自分でも何をいっているのか分からなくなることがありますよね。
こんなときは、最初に結論をのべて、
「なぜかというと・・・」と理由をあとから説明すると、
結構うまくいきます。
こうすると話にムダがなくなり、論理的に聞こえます。
さらに、聞き手も先に結論を知っているので、
「それはなぜだろう？」と興味をもって、
その理由に耳を傾けてくれるようになります。
ちょっとしたスピーチにも使える方法です。
先に結論をいってから、
「と、いいますのも・・・」とあとで逸話などを付け加えると、
相手は身を乗り出すようにして話を聞いてくれるものです。
強調したい情報はくり返し伝える
説明のなかで、とくに相手に注意して聞いてほしい部分は、
何度かくり返し伝えたほうがいいです。
いくら声を大にして伝えたところで、
一度伝えただけでは不十分です。
たまたま聞き逃してしまう人もいるかもしれないし、
一度話しただけで、全員がポイントを分かってくれるとも限りませんよね。
何度か同じ内容をくり返し伝えたほうが、
より確実に、大切な情報を伝えることができます。
一度の説明の中で、３回同じことを伝えたとしても、
「くり返しますが」
「すでにお話ししましたように」
といえば、くどいと思われるより、
「それくらい重要なのか」と思ってもらえるものです。
状況説明には数字を効果的に使う
相手に現在の状況を説明するときは、
具体的な数字をつけ足すと、
相手はより状況がイメージしやすくなる。
たとえば、チェックすべき資料の量を上司に報告するときは、
「段ボールに入れると５箱分ぐらいの分量があります」とか
「去年はふたりで作業して、３日かかったそうです」などというと、
相手もそのボリュームを想像しやすくなります。
もちろん、この場合は、
相手に資料の量をイメージしてもらうのが目的なので、
アバウトな数値で構わないです。
ようは、わかりやすい数字で表現して、
相手に理解してもらえる工夫することがポイントになります。
数字が多すぎると、かえって相手を混乱せてしまいます。
データの裏付けをして信頼性アップする
自分の発表に対してキチンとした裏付けのあるデータがあるときは、
発表しながらそのことを忘れず付け加えることです。
たとえば、
「総務省に確認をとりましたところ」とひと言つけ加えるだけで、
あなたの発表に対する信頼性は確実に増します。
そのことをさりげなく相手に伝えるのも説明のコツといえます。
常に最悪のシナリオを考えておく
プレゼンには、できるだけ成功するイメージをもって臨みたいですが、
最悪のシナリオも同時に用意しておけば、
失敗を未然に防ぐこともできます。
プレゼンのどのあたりにチェックが入りそうかを想像してみましょう。
改めて上司の目線で眺めてみれば、
データの信憑性や、論理の矛盾など、
自分でもおかしいなと思うところが出てくるかもしれません。
こうしてシミュレーションを続けていくと、
弱い箇所がつかめてくるはずです。
あとはそこを強化すればいいです。
指摘を受けそうな箇所が補強済みなら、
安心してプレゼンに臨むことができるはずです。
知っていることを全て話すのはNGです
人前で何かを発表したり、説明したりするときは、
知っていること、調べたことをすべて出し切ろうとしないほうがいいです。
むしろ厳選したうえで、これぞというものだけ出したほうが、
聞いている側は情報過多にならずにすみます。
そのためには、プレゼンの時間が40分与えられていたとしても、
30分しかないと仮定して要点を2～3点に絞ることです。
とくに調査に時間や手間がかかったり、
思い入れがあったりする情報は、
話したいと思うのが人情ですが、そこはグッと我慢しましょう。
することが上手な説明の鉄則になりますね。
異論が出てもすぐに反論しない
会議で発表した後、異論がでた。
こんな時はすぐに相手をやりこめようとしないほうがいいです。
時間をおかずに反論すると、
考える時間が足りないために、
不適切な意見を返してしまうこともあって、
かえって相手に揚げ足をとられる可能性もあります。
それより、あらかじめ反論が出そうなところには修正案を用意しておき、
まずはそれをおもむろに出し、時間をかせぐといいです。
準備が整っていることに、聞いている人も好印象をもつし、
その間に反論相手の勢いもすこしは衰えるかもしれません。
自分の意見を通したいときの裏ワザ
会議で発言するときは、先制攻撃に打って出るより、
さまざまな意見が出たところで、
最後に発言すると自分の意見が通りやすくなります。
最初に勢いよく出た意見は、
結局は反論されることが多いのですが、
終了間近で何かをいうと、
これまでの流れをくんで発言しているようにみえる。
それだけ、参加者から受け入れられやすくなります。
もし、人と意見を激しくやりとりすることが苦手なら、
会議の流れをよく観察して、
いちばんいいタイミングで、
ひかえめに発言してみましょう。
ひたすら多くをまくしたてる人よりも、
大切な意見として取り入れられるはずですよ。
仕事で相手を納得させる説明・説得のコツ まとめ
- 時間軸にそって説明する
- 論理的に聞こえる説明のやり方
- 強調したい情報はくり返し伝える
- 状況説明には数字を効果的に使う
- データの裏付けをして信頼性アップする
- 常に最悪のシナリオを考えておく
- 知っていることを全て話すのはNGです
- 異論が出てもすぐに反論しない
- 自分の意見を通したいときの裏ワザ
いかがでしたでしょうか。
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