「仕事ができる人」というのは、素質の問題ではなく、
ちょっとしたコツをすこしずつ身につけることで、
しだいに「仕事ができる」ようになっていくのです。
ひと口に「仕事」といっても、その内容はさまざま。
アイデアの生み出し方から机の整理の仕方まで、
仕事のすべてにおいてコツがあります。
しかし、それらのコツは特別に難しいものではなく、
じつは誰にでもできる簡単なものばかりで
実行すれば、着実に成果が現れてきます。
この記事では、仕事の幅がグンと広がる
情報力をアップするコツを知ることができ、
あなたの「仕事力」がぐんぐん上達します！
仕事で使えるメモのコツ！
メモ用紙を机の同じ場所におく
すぐに要件をメモできるよう、
メモ用紙はいつも机の同じ場所に置いておきましょう。
とっさに書くものが見つからず、
その辺にある資料の端や裏に書き込みをすると、
あとあと何に書きとめたのか忘れてしまうからです。
かといって紛失防止のために、
改めてメモ帳に清書したのでは、
二度手間というものです。
やはりメモは、専用の紙を用意し、
同じ場所に置く習慣にしたいもの。
用紙が切れそうになったら、
買い置きしておくことも忘れないように。
用件一件につきメモ用紙は一枚が基本
話の内容が変わったときは、
メモ用紙を新しいものに変えたほうが、
あとで見やすいです。
まだ余白があるからと、
一枚の用紙に複数の用件を書き出すと混乱して、
あとで大事なメモを見落とす恐れもある。
それに、メモ一枚に用件一件というルールを守っていれば、
案件ごとに分かれているファイルに、
すぐ用紙を振り分けて整理することもできます。
書く用件が一行しかないときは、
もったいない気がしますが、
それで仕事がはかどるなら、多少のことはよしとしましょう。
メモは用紙の表面だけに書く
裏が白紙でも使わないほうがいいです。
たしかに両面をフル活用したほうが、
メモ用紙の節約にはなりますが、
両面に文字が書かれていては、
あとで読むときに読みにくく、わずらわしい。
また、裏面に書いたことは、
うっかり確認し忘れてしまう可能性もあります。
さらに両面にわたって、
違う用件を書き込んでしまうと、
あとで切り離して、
それぞれのファイルにまとめるという作業もできなくなります。
やはりメモは、表面だけ使うべきなのです。
ちなみに、不要になったコピー済み用紙などを切って、
クリップでまとめた自作のメモ帳なら、
裏面に書き込みができないので、
心おきなく表面だけ使って、捨てることができます。
メモの清書はしない
メモを清書することがありますが、
メモはメモの状態で残しておいたほうがいいです。
なぜなら、一度清書してしまうと、
きれいにまとめたという安心感から、
自分の頭で覚えておこうという気がなくなってしまうからです。
これでは、清書に時間をさいたことが、
かえってマイナスになってしまいます。
メモは書いた時のままが基本で、必要に応じて言葉をたしておく。
あとはときどき見返すことで、記憶にとどめておく。
清書よりも、反復作業に時間をかけたほうが、
メモは有効活用できるものです。
メモはできるだけ早く整理する
できるだけ早いうちに、そのメモの足りない部分を補足しましょう。
とくに、人の話を聞きながら長文のメモをとらなけばならない場合は、
カタカナや省略記号が多くなったり、
途中で関連事項を思い出したのに、
書き込む時間がないことが多いものです。
だから記憶が新しいうちに、
これらの補足事項を書き込む必要があるのです。
よってネタの整理は、早ければ早いほどいいのです。
会社に着いてから、というのではなく、
帰りの電車の中でメモを完成させてしまうつもりでいれば、
頭に浮かんだことをもらさず書き留めることができます。
メモの用途によって用紙を使い分ける
あとで何かの役に立ちそうなものの２種類ありますが、
これら２種類のメモは、紙の種類をあらかじめ分けておくと、
あとで整理をするときにラクになります。
たとえば、電話の伝言メモなどは、
人に伝えれば用が済んでしまうので、安い紙でいいですね。
一方、企画についてのアイデアなど、
ある程度の時間、とっておきたいメモには、
丈夫で良質な紙を使うといいです。
すべて同じ紙に、連絡事項も思いついたこともメモして、
あとで大事なものだけ清書するというのは時間のムダです。
最初から紙を分けておくだけで、こうしたムダははぶけるのです。
取材メモをとるときは手帳よりノート
手帳よりノートの方が書きやすいものです。
ポケットサイズのミニメモ帳では、
何度もページをめくることになり、
人の話すスピードについていけないのです。
新聞記者のように、立ったままの状態で
わずかなコメントを拾う程度の取材なら、
片手でもてるミニサイズの手帳でかまわないですが、
１時間程度、相手の話を聴くという場合は、
A5かB5サイズのノートが便利です。
見開きいっぱいを使ってメモしましょう。
仕事で使えるメモのコツ まとめ
- メモ用紙は机の同じ場所におく
- 用件一件につきメモ用紙は一枚にする
- メモは用紙の表面だけに書く
- メモの清書はしない
- メモはできるだけ早く整理する
- メモの用途によって用紙を使い分ける
- 取材メモをとるときは手帳よりノートがよい
いかがでしたでしょうか。
この記事では僕が今までビジネスで経験してきたことやセミナーなどで学んできた「仕事がラクになるちょっとしたコツ」をお伝えすることにより、あなたの抱えている悩みの解決に少しでも参考にしてもらえればと思い発信しています。
関連記事
ウィズコロナ時代の無料学習の始め方↓↓↓
最後まで読んで頂きありがとうございました！
