仕事を効率よく終わらせる５つのコツ⁉
仕事は分類して優先順位をつける
要領よく仕事をこなしている人は、
デスクワークの分類がうまいです。
優先順位をうまくつけられるから、
仕事がドンドン進みます。
優先順位のつけ方は例えば５つに分けてみる。
- ペンディング
- プロジェクト
- レギュラー
- ジャスト・ドゥ・イット
- 雑用
相手がいて自分一人では進められない仕事は１。
自分の都合で進められないから優先順位は１位になります。
２番目は２のプロジェクトで、これは積極的に進めている仕事ですね。
のこりの３つはすき間時間に進められるものです。
日報などの定期業務はレギュラー、
コピー取りなどすぐできるものはジャスト・ドゥ・イット、
歓送迎会の調整などは雑用に。
仕事はイヤなものから始めてみる
ラクな仕事とイヤ仕事があれば、当然ラクな方から片付けたいですよね。
しかし、スムーズに始めるにはイヤな仕事からにしましょう。
なぜなら、イヤな仕事をおいておくと、心理的に重荷になり、
ラクにできる仕事も効率が落ちてしまいます。
イヤな仕事は先に片付けてしまったほうが気持ち楽になり
ほかの仕事もはかどります。
仕事は完璧にやらなくてもいい
仕事の進め方が苦手な人に共通するものがあります。
それは、完璧主義者が多いということです。
細かいところにこだわり仕上げようとするので
結果的に仕事が遅くなるわけです。
あなたが気にしている所が
相手にとっては重要でないかもしれないからです。
完璧さにこだわるよりも８割くらいで良しとしましょう。
同じ種類の仕事はまとめて行う
商談、契約のような仕事は相手が違っても
同じ書類をそろえて同じ段取りをする、という感じです。
相手がかわるだけで作業的には同じですよね。
このような仕事が何日かに散らばってる場合、
うまく予定を調整して、
１日にまとめてやったほうが効率的です。
種類の違う仕事をいくつも並行してやっていると、
集中できなくなりますよね。
同様に、報告書などの「書く仕事」や
上司などに「報告する仕事」は、
内容をまとめて伝える、という点で良く似ていますね。
この様に同じような仕事は
まとめて行うとはかどりますね。
仕事は細分化して少しずつ終わらせる
仕事を始めるときにゴールに向かって
１から順に進めるのはあまり効果的ではありません。
ゴールという目標が遠くにあると、
案外うまくいかないものです。
まずはじめに仕事をできるだけ細分化して、
小さな目標をつくります。
すると細かく段取りできるので
思いのほかスピードアップします。
目標を徐々にクリアしていく喜びも相まって
楽しく進められますよ！
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関連記事
仕事を効率よく終わらせるコツまとめ
- 仕事は分類して優先順位をつける
- 仕事はイヤなものから始めてみる
- 仕事は完璧にやらなくてもいい
- 同じ種類の仕事はまとめて行う
- 仕事は細分化して少しずつ終わらせる
この記事では僕が今までビジネスで経験してきたことや
セミナーなどで学んできたことをお伝えすることにより
あなたの抱えている悩みの解決に
少しでも参考にしてもらえればと思い発信しています。
最後まで読んで頂きありがとうございました！
