オンラインWeb会議システムは、
時間や場所を選ばず遠隔でコミュニケーションが取れる便利なツールです。
コストをかけずに手軽に導入できることが魅力ですよね！
しかしビジネスシーンでの利用では、
無料ツールがカバーしきれない点や、
思わぬ注意点があるのをご存知でしょうか？
そこで今回の記事では、
無料のオンラインWeb会議システムと有料ツールの違いや、
最適なWeb会議システムを選ぶポイントなどについて調べました。
無料で使えるオススメWeb会議システムとはそもそも何？
Web会議システムとは、インターネットを使って音声と動画を共有し、
リアルタイムでコミュニケーションを取れる仕組みのことです。便利ですよね！
ネットに接続さえ出来れば、
パソコン、モバイル、タブレットなどデバイスを問わずに使うことができるんです！
テレビ会議と何が違うのか
【Web会議】とよく似た言葉として【テレビ会議】がありますが、
両者の主な違いは接続様式と使用目的です。
テレビ会議は、電話のように、回線を繋いで連絡が取れるようになっています。
比較的接続は安定しているでしょう。
そのため役員会議やグローバルカンファレンスなど、
規模の大きなシチュエーションで使われることが一般的です。
一方でWeb会議の通信状態は、インターネット環境に依存します。
通信が不安定になるリスクもありますが、
ネットのある環境ではどこからでも使用できるため、
在宅ワーカーや営業職など、
少人数ミーティングを想定した個人利用に向いています。
Web会議は、テレビ会議に比べると「画質・音質が悪い」
というイメージを抱く方もいらっしゃるかもしれません。
実際にWeb会議ではサーバーを介してネット上でやり取りがなされるため、
接続環境が悪いと音声や動画がクリアに送れないこともあります。
ですが、通信インフラやテクノロジーの発達によって、
現在では音や映像が途切れにくく
質の高いコミュニケーションが出来るようになっています。
その結果、Web会議システムは遠隔会議のみならず、
オンライン営業やWeb面接、
経営層から社員へのメッセージ配信、
テレワーク（リモートワーク）中のコミュニケーションなど、
さまざまなビジネスシーンで活用されているわけです。
無料で使えるWeb会議システム5選
汎用性の高いWeb会議システムですが、
いざ自社で導入する際に考えなくてはならないのが、予算ですね。
有料版の場合は、一人当たり最低でも月に2,000円程度のコストがかかります。
年間では24,000円前後です。
仮に従業員全員にWeb会議システムをあてがうとなると、
莫大な経費となってしまうでしょう。
そこで、コストをできるだけかけずに運用したい場合は、
まず無料版の導入を検討してはいかがでしょうか。
また一概に「無料版のWeb会議システム」と言っても、
それぞれ特徴や注意すべきポイントが異なります。
せっかく導入したのに使えなかったといったトラブルが発生しないよう、
事前にしっかりと特徴を理解し、
自社のニーズに最適なツールを選ぶようにしましょう。
それでは、代表的なオンラインWeb会議システム5選をご紹介します。
Skype
公式サイト
Skypeは、マイクロソフトが提供するインターネット通話サービスです。
普段使っているPCやモバイルに、専用アプリケーションをダウンロードして使います。
ビデオ通話を行いながらメッセージを送れる「チャット機能」や、
相手の画面に自分が現在操作している画面を表示させる「画面共有機能」も
無料で利用できるのが嬉しいポイントです。
またグローバル展開をしているサービスであるため、世界中に利用者がいます。
国境を超えた複数拠点でも、比較的安定した通話ができるでしょう。
なお相手がSkypeを使用していない場合は、「Skypeクレジット（有料）」を使うことで、
世界中どこからでも格安料金で相手の固定電話や携帯電話への発信が可能になります。
想定人数
1対1〜最大50名
無料版の注意点
・会議の参加メンバーが専用アプリをダウンロードしている必要がある
・初期設定が面倒
・資料共有容量に制限がある（300MB）
Whereby
公式サイト
Wherebyは、ノルウェーの電話会社Telenorが提供している無料のWeb会議システムです。2019年、appear.inから名称を変更しました。
Wherebyの最大の特徴は、利用にあたっての登録が不要な点です。
利用する際には、自由にルーム名を打ち込んで会議URLを発行し、
連絡を取りたい相手に送信します。
相手はそのURLをクリックすれば、特別な登録はせず、
すぐ通話に参加することができるのです。
画面共有やチャット機能も備わっているので、会議の活性化にも最適です。
ただし、現在利用できるブラウザは
GoogleChrome、Firefox、Opera、Vivaldiに限られます。
InternetExplorerには対応していないので注意してください。
想定人数
1対1〜最大8人
無料版の注意点
・作成できる会議室（ルームURL）は1つまで
・会議毎にURLを生成する必要がある
・InternetExplorerには対応していない
zoom
公式サイト
zoomは、米国を中心として利用されているビデオ通話ツールです。
相手とメモを共有できる「ホワイトボード機能」や「画面共有機能」、
さらに相手のキーボードやマウスのコントロールなど、
無料版でも多くの機能を利用できます。
録画機能もついているので、
会議の流れを見返しながら議事録を作成するのにも重宝するでしょう。
ただし、
zoomの無料版では、ホワイトボード機能のチャット履歴を残すことができません。
URLや資料など通話中に共有したものは、通話終了と同時に削除されてしまうため、
不便に感じる人もいるかもしれません。
また1回あたりのグループ通話時間は、40分までに限定されています。
30分程度で収まる定例会議や確認連絡であれば、手軽に導入できるでしょう。
想定人数
1対1〜最大50名程度
無料版の注意点
・3人以上のグループ通話に時間上限がある（40分まで）
・チャット保存機能がない（通話終了時点でチャットのやり取り履歴が削除される）
Google ハングアウト
Google ハングアウトログインページ
Google ハングアウトは、Googleが提供しているコミュニケーションツールです。
Googleアカウントさえあればすぐに使えるため、
URL共有や専用IDの発行は不要です。
Gmailは、既に幅広い年齢層が利用しているため、
追加の手続きいらずで導入しやすいといった汎用性も大きなメリットでしょう。
搭載されているチャット機能では、豊富なステッカーを無料で使えるため、
より親しみやすいコミュニケーションを取ることができます。
一方で、会議参加メンバーは全員、
Googleアカウントを持っていることが条件になります。
会議の際には、都度ログインが必要です。
通話中のチャットも可能ですが、
検索機能が備わっていないため、
情報が蓄積されるとトラッキングすることが困難になります。
想定人数
1対1〜不明
無料版の注意点
・知名度が高くない
・Googleアカウントに都度ログインする必要がある
・チャット履歴の検索ができない
Chatwork Live
公式サイト
Chatwork Liveは、チャットツールとして知られている
Chatworkに搭載されているビデオ通話機能です。
画面共有やチャット機能（キーワード検索可）の他、
チャットツール上にドラッグ＆ドロップするだけで、
画像やWord、Excel、Powerpointといったコンテンツを
アップロードできる機能（無料版は5GBまで）も備わっています。
利用の際は、ChatworkIDを設定する必要がありますが、
グループに社外の人を招待することもできます。
名刺に自分のChatworkIDを掲載するなどして、
営業活動の活性化も図ることができるでしょう。
想定人数
無料版は1対1のみ
無料版の注意点
・グループチャット数は最大14まで
・ビデオ通話は1対1のみ
・ファイルの容量が1ユーザーあたり5GBまで
・広告が表示される
無料Web会議システムの注意点！有料版との違いとは
無料のWeb会議システムには、多様な機能が充実していることがわかりましたね。
一方で、それぞれ異なるサービス制限や注意点があることも否めません。
無料版のツールを導入する際には、妥協点を見極める必要がありそうです。
そこで今一度考えていただきたいのが、
ビジネスシーンで無料Web会議ツールを使うことに、
本当に問題はないのかといった点です。
無料ツールはあくまでも個人での利用を想定して提供されているサービスであり、
法人向けに有料で提供されているWeb会議システムとは様々な面で大きな違いがあります。
具体的にどのような違いがあるのか、下記にまとめてみました。
【通信セキュリティ】 専用サーバを介さず端末同士の直接通信（＝弱い）
【情報の暗号化】 なしの場合がある
【利用人数】 1対1のみに制限されることもある
【接続の安定性】 不安定になりやすい
【録画機能】 基本的になし
【拡張性や他サービスとの連携】 少ない
【カスタマーサポート】 基本的になし
【通信セキュリティ】 専用サーバを介しての通信（＝強い）
【情報の暗号化】 あり
【利用人数】 複数人数・拠点が可能
【接続の安定性】 比較的安定している
【録画機能】 基本的にあり
【拡張性や他サービスとの連携】 多い
【カスタマーサポート】 基本的にあり
上記を見ると、
ビジネスツールとして有料版のWeb会議システムの方が
安心・安全であることは一目瞭然であると思います。
そもそもWeb会議にはインターネット回線を利用するため、
特に機密性の高い情報を扱うビジネスシーンにおいて、
セキュリティ対策がしっかりしたシステムであることは必須条件です。
有料のWeb会議システムは、
データにSSL/ AESによる暗号化がなされている他、
専用サーバを介したネットワークを使用することで、
安全性の高い通信を実現しています。
使い勝手についても、無料版と有料版では差が見られます。
無料ツールは1対1での利用を想定して提供されているため、
大人数や複数拠点の接続には向かず、
音や映像が途切れてしまうケースが散見されます。
資料のアップデートやチャットを繰り返すと、
保存容量を超えてしまうこともあるでしょう。
一方で有料版のWeb会議システムは、多拠点接続や大きめのクラウド容量、
そして高品質な画質や音声など、法人向けの開発がされています。
困ったことがあれば問い合わせられるサポート窓口もあるため、
ビジネスの現場でも安心して使うことができるメリットがあります。
こういったことから、品質の安定性と信頼性が問われるビジネスシーンにおいては、
有料のWeb会議システムが最適と言うことができるでしょう。
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Web会議システム オススメ5選！ まとめ
Web会議システムの無料トライアルも活用しましょう。
遠隔コミュニケーションを促すWeb会議システムは、
個人利用を対象とした無料版が充実しており、誰でも手軽に導入できるようです。
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しかしビジネスシーンにおいては、セキュリティやクオリティの観点から、
必ずしも無料版が好ましいとは言い切れません。
導入を決定する前に、一度自社のニーズに立ち返り、
有料版を検討してみることをおすすめします。
最後までお読みいただきありがとうございました！
