スケジュールがうまく出来なくて
仕事が全然片付かない…
自分の時間も取れないし、
段取りよくスケジュールを立てるコツとかあれば知りたい…。
このような悩みにお答えします！
この記事(takegolog)では僕が今までビジネスで経験してきたことや
セミナーなどで学んできたことをお伝えすることにより、
あなたの抱えている悩みの解決に
少しでも参考にしてもらえればと思い発信しています。
仕事が片付くスケジューリング法
今すべきことを書き出してみる
一日の仕事が立て込んでいるときは、
順序立てて考えないと、
うまくこなしていくことができません。
ただし、それを頭の中だけで整理しようとすると混乱して、
かえって仕事のミスにつながりやすくなります。
今すべきことをフセンに書き出してみるのが、
うまいスケジューリングのコツです！
紙と鉛筆という手軽なもので、
次にやる作業をビジュアルで確認できます。
頭の中だけで考えているときより、
ずっとスピーディーに段取りが決められます。
１,５倍のゆとりを持って組む
スケジュールを組んでも、それがあまりにキツキツだと、
予定していなかった突発的なことが起こったときにつらくなります。
そのあとのあらゆる予定が、押せ押せになってしまうからです。
スケジュールを組むのがうまい人というのは、
そうしたことも頭に入れているものです。
だいたい１,５倍くらいの時間のゆとりをもって
スケジュールを組んでいるのです。
こうしておけば、何かことが起こっても
そのあとの予定に影響が出る心配はありません。
まわりの人達に迷惑をかけることもないですし、
余裕を持って対処できるから、
ミスも少なくなります。
結果として、
仕事が予定より早く終わることも多いわけです。
空白時間を１５分作っておく
スケジュールは余裕を持って組むことが大切ですが、
１,５倍のゆとりということにこだわりすぎてはダメです。
仕事をざっと見たときに、
これなら１５分くらいの余裕をもっておけば大丈夫、
というのもあるでしょう。
つねに１,５倍と考えると、
1時間で終わる仕事なら1時間半、2時間なら3時間、
とドンドン時間は長くなります。
そこまで余裕を見なくてもいいものがあるはずです。
こんな時は、空白時間を15分ほど取っておけば十分です。
上司のスケジュールも確認する
ひとりで進められる仕事なら、
スケジュールをうまく立て、
その通りにしっかりし進めていけばいいです。
しかし会社にいると、
上司から書類の作成を頼まれたり、
会議の準備をしてくれなどと、
いろいろな仕事を頼まれるものです。
そうした仕事を進めるときに、
忘れてはいけないことがあります。
それは、
あなたの仕事を上司がチェックするということです。
チェックしてもらう時間が確保できないこともあるからです。
たとえば、
2日後の昼までに仕上げなければいけない書類があったとして、
それを前日の夕方に提出したとします。
ところが、上司はその日は不在。
翌朝、上司から大量の直しを入れられ、
昼までに修正する時間がない、ということもありえます。
これでは、結果的に、自分の仕事にも響いてきます。
上司に頼まれた仕事は、
上司のスケジュールを確認してからはじめるべきでしょう。
自分の仕事のスピードを正確に把握する
とにかく頑張って仕事をこなそうと思っても、
時間というのは限られています。
スケジュールをうまく立てて、
順序よく片付けていきたいものですが、
その際、忘れてはならないことがあります。
それは、
自分の仕事のスピードをしっかり把握しておくということです。
人間は機械ではないから、
一日の中でも、仕事がノッてくる時間とそうでない時間があります。
環境の変化によって影響を受けることもあるでしょう。
自分ならどれくらい時間がかかりそうなのかを前もって把握しておきましょう。
これは仕事を進めるうえでの基本です。
机上だけのスケジュールを組んで、あとで困らないようにしたいですね。
うまいスケジューリング法 まとめ
- 今すべきことを書き出してみる
- １,５倍のゆとりを持って組む
- 空白時間を１５分作っておく
- 上司のスケジュールも確認する
- 自分の仕事のスピードを正確に把握する
いかがでしたでしょうか。
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最後まで読んで頂きありがとうございました！
